Thủ tục chuyển từ visa du học sang visa lao động

Người nước ngoài vào Nhật Bản cần phải xin visa cư tru thì mới được phép nhập cảnh và sinh sống tại Nhật được. Người nước ngoài có visa cư trú tại Nhật Bản chỉ được phép hoạt động trong phạm vi quy định cho mỗi loại visa cư trú. Vì vậy, khi bạn đi làm thì bạn phải làm thủ tục đổi visa, chuyển từ visa du học sang visa lao động (theo ngành nghề là “Kỹ thuật/Trí thức nhân văn/Nghiệp vụ quốc tế”…).

Thủ tục cần để chuyển visa 

Về nguyên tắc, đơn xin thay đổi tư cách lưu trú từ “du học” sang “lao động”  yêu cầu người làm đơn đến và làm thủ tục ở cục quản lý xuất nhập cảnh (Nyukan, 入館) gần nhất. Những giấy tờ cần thiết bao gồm:
Do chính người xin visa chuẩn bị
a. Hộ chiếu và thẻ lưu trú (在留カード)
Chú ý rằng hộ chiếu phải còn hiệu lực.
b. Đơn xin thay đổi tư cách lưu trú ( đơn này sẽ khác nhau tùy vào loại tư cách lưu trú )
( N: nghiên cứu, kĩ thuật, nhân văn/xã hội, quốc tế, kĩ nghệ, hoạt động đặc biệt （イ・ロ）;M: đầu tư, kinh doanh; I: giáo sư, giáo dục; U: khác )
Mẫu đơn có thể nhận được ở cục nhập cảnh, hoặc có thể tải về từ trang chủ của bộ tư pháp. http://www.moj.go.jp/tetsuduki_shutsunyukoku.html
c. Ảnh thẻ 3×4 để dán vào đơn
d. Giấy nêu lý do làm đơn
Đây không phải giấy tờ bắt buộc nhưng nó sẽ được sử dụng như tài liệu tham khảo khi xem xét cấp tư cách lưu trú mới. Giấy này không có mẫu cố định, nhưng trong đó nên giải thích lý do xin việc, thể loại công việc có liên quan thế nào đến chuyên ngành ở đại học… Vì vậy hãy chú ý viết lý do thật hợp lý để tăng khả năng xin được visa nhé! (Công việc có liên quan thế nào đến nguyện vọng, chuyên ngành đã học,…)
e. Giấy tờ từ nơi làm việc:

• Giấy chứng nhận đăng ký pháp nhân (法人登記事項証明書): xin giấy chứng nhận này từ công ty tuyển dụng ( giấy được cấp trong vòng 3 tháng )
• Bản copy hợp đồng làm việc: hợp đồng giữa bạn và công ty tuyển dụng là tài liệu cần thiết. Bản copy về thay đổi nhân sự hay giấy thông báo tuyển dụng đều được chấp nhận, tuy nhiên nó cần được ghi rõ ràng một số mục về điều kiện lao động như thời gian lao động, địa điểm và nội dung công việc, thời hạn lao động, mức lương và điều kiện nghỉ việc.
• Bản copy về báo cáo quyết toán của công ty: Báo cáo quyết toán là giấy tờ chứng minh việc vay mượn cũng như lỗ hay lãi hằng năm. Hãy xin một bản của năm gần nhất. Trường hợp công ty mới và chưa có bản quyết toán của năm trước đó, hãy xin và nộp bản kế hoạch công việc trong một năm tiếp theo.
• Bản copy về các tổng kết hợp pháp ( ví dụ: thuế lợi tức trong 1 năm tài khóa ) : Đây là tài liệu từ công ty tuyển dụng nộp cho sở thuế vào tháng 1 hàng năm. Bản copy được chấp nhận nhưng cần có dấu xác nhận của sở thuế. Trường hợp công ty mới, hãy nộp một trong số các tài liệu sau: bản copy giấy xác nhận việc thành lập phòng kế toán, bản kê khai thu nhập trong vòng 3 tháng gần nhất, bản tổng kết thuế thu nhập hưu trí…
• Hướng dẫn về công ty: nếu có thể hãy nộp pamphlet giới thiệu về công ty. Bản tải về từ trang chủ của công ty được chấp nhận, tuy nhiên cần có tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, lịch sử, vốn cổ phần, giám đốc điều hành, cơ cấu tổ chức, số lượng nhân viên, số lượng nhân viên người nước ngoài, lãi hàng năm, nội dung công việc…
• Đơn nêu lý do tuyển dụng: Đây không phải tài liệu bắt buộc nhưng là tài liệu tham khảo khi xem xét cấp tư cách lưu trú. Dù không có form mẫu nhưng cần nêu được chi tiết lý do tuyển dụng, điều bắt buộc, nội dung công việc…

(***)Vì những lý do riêng mà có thể việc nộp những tài liệu như bản báo cáo quyết toán, giấy chứng nhận đăng ký pháp nhân của công ty tuyển dụng hay cuốn giới thiệu công ty, bản kê khai tổng hợp thuế không được chấp nhận, cũng có trường hợp cần nộp thêm một số tài liệu khác.

e. Giấy tờ từ trường học:

• Giấy chứng nhận tốt nghiệp hoặc giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời(卒業見込み): Đây là giấy được cấp bởi trường đại học bạn đang theo học. Lưu ý là cần bản gốc, và nếu bạn học trường dạy nghề(専門学校) thì cần nộp giấy chứng nhận bằng cấp chuyên môn.

Trường hợp không thể nhận được giấy chứng nhận tốt nghiệp ngay khi làm đơn, có thể nộp giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời thay thế. Sau khi nhận được giấy chứng nhận tốt nghiệp sẽ phải nộp bản gốc. Để có thể bắt đầu đi làm ngay từ tháng 4, bạn có thể bắt đầu làm đơn trước 3 tháng ( từ tháng 1 ).

Trường hợp tài liệu cần nộp được viết bằng tiếng nước ngoài, hãy đính kèm bản dịch tiếng Nhật. Tài liệu nộp ở cục nhập cảnh không được nhận lại, vì vậy nếu muốn được trả lại bản gốc, bạn cần nói trước với họ khi nộp (“「原本還付（げんぽんかんぷ）」でお願いします”).
Trường hợp này bạn hãy nộp cả bản gốc lẫn bản copy.

 Sau khi qua được quy trình xét duyệt nêu trên, bạn sẽ được cấp visa phù hợp với nội dung công việc của bạn. Theo quy định của luật xuất nhập cảnh, lệ phí đổi visa là 4000 Yên. (Bạn mua tem trị giá 4000 Yên rồi dán vào giấy nộp lệ phí).